Sprawna komunikacja ułatwia pracę pracownikom urzędu oraz zwiększa zadowolenie klientów
System Obsługi Wniosków Administracyjnych (SOWA) to platforma wspomagająca zarówno realizację procesów wewnętrznych, związanych z obsługą klienta, jak i komunikację pomiędzy urzędem a obywatelem. Aplikacja w pełni wspomaga realizację zadań własnych gminy, wynikających z różnych aktów prawnych, a w szczególności Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej z dn. 18 stycznia 2011 r. Do tych zadań, między innymi, należą: ewidencja nieruchomości, ewidencja zabytków, ochrona środowiska, czy gospodarka odpadami.

Ze względu na swoje bogate możliwości SOWA realizuje w pełni funkcje Systemu Obiegu Dokumentów oraz stanowi zestaw aplikacji, ułatwiających pracę merytoryczną inspektorom (urzędnikom). Dzięki możliwości zdefiniowania ścieżek przepływu dokumentów (tzw. workflow) wewnątrz urzędu, system SOWA ułatwi i przyspieszy proces wydawania decyzji, dając równocześnie możliwość śledzenia postępu załatwienia danej sprawy.

Istotne cechy systemu SOWA stanowią: interoperacyjność, czyli otwartość na integrację z innymi systemami i e-usługami, np. elektroniczną skrzynką podawczą, czy też składaniem wniosku przez Internet, tudzież informacją o stanie sprawy oraz konfigurowalność rozumiana, jako możliwość dostosowania SOWY do indywidualnych potrzeb klienta, u którego system jest wdrażany oraz „dostrojenia” aplikacji już działającej.

System SOWA współpracuje z serwerem mapowym ISDP, dzięki czemu umożliwi powiązanie prowadzonych spraw z geometrią obiektów (np. działek, budynków) oraz wizualizację toczących się spraw, bezpośrednio na odpowiednio skonfigurowanej mapie. Prowadzone sprawy i postępowania administracyjne posiadają zatem lokalizację przestrzenną, co jest cechą wyróżniającą SOWĘ wśród rozwiązań tego rodzaju.

Ponadto możliwe jest, dla danego obiektu przestrzennego (np. działki), uzyskanie informacji o prowadzonych i związanych z nią postępowaniach, co da unikalną możliwość przeglądania szczegółów spraw bezpośrednio z mapy.

Dokumenty w systemie SOWA mogą być archiwizowane i udostępniane w postaci cyfrowej (np. jako pliki .doc, skany dokumentów, itp.).